Gmail検索で見つからない

長年使っていたメールソフトBeckeyからGmailに移行して、1年半ちょっと。

改めて書いて、あら、まだそれしか経ってないのかと思ったほど、すっかり生活の一部になった。なんたって、PCでもiPhoneでもどこでもいつでも見られるっていう便利さは、もう一度やったら辞められない。おかげで、長い旅行から帰ってきても、貯まりきったメールにうんざり……というのが、多少は軽減できる。(旅先からもちょくちょくのぞいて、不要なものは消したり、急ぎのものは処理したりできるから)

ログがローカルにないっていうのが、最初はとても不安だったけど、今のところそれで困ったことは全くない。クラウンド全盛の今、そもそも「ローカルにないと不安」っていうのが、時代遅れなののかも。むしろ、ローカルにしか保存してない!ってことを不安に思うべきなのだね。

ラベル付けとかもマスターして、なかなか便利に使ってるGmailだけれど、未だに手なづけることができずに困っているのが、検索機能。「ググる」という用語があるぐらい、検索機能は得意中の得意のGoogleのサービスなので、当然、Gmailも自分の送受信ログからの検索機能が強力というのは一つのウリになっている。

はずなんだけど。なぜか、私が使っている限りでは、これがうまく機能してくれないのだ。

当然含まれているはずのワードで検索しても、該当なしと出ることがよくある。ラベルを指定してもダメだし、ごみ箱を含めたすべてのメールを検索対象にしてもダメ。表記や半角全角が微妙に違うのか?と、試しに、手動で探しだしたメールからワードをコピペして、改めてその後を検索キーワードに指定しても、「該当無し」、いやいや、ちゃんとあるじゃん!!!!みたいな。

きっと何か落とし穴があるに違いない、私が何か勘違いしてるとか、技があるとか。じゃなければ、探せないようって困ってる人が他にもいるはず……と、いろいろ情報を探してみたけど、見つからない。みんな困ってないの??

最近はすっかりあきらめて、なるべく細かくラベル付けをするようにしたり、後で見つけ出したくなる可能性があるものはスターをつけたりしてるけど。

ラベルも付けず、とりあえずアーカイブしてあるメールなんかは、もし必要になってもどうにも探せないと、取ってある意味ないじゃんってことだよねぇ。

困ってる人、本当にいないのかなぁ?????

2013.08.21 | | コメント(0) | トラックバック(0) | Gmail



Gmailのバックアップをローカル保存する

昨日に続いて、Gmailの話。

昨日の時点では、オフラインGmailを使っても最近の分しか保存されていないので、それより以前のものもとっておきたければ(何らかの理由でサーバーにアクセスできなくなったときのため)、大事なメールだけ★をつけて、Evernoteに自動クリップするようにする、という話だった。

その後、ひょんなことから、Gmailのログをサーバーからまるごとローカルにバックアップ保存できるソフトというのを見つけた。

その名もGmail Backup。そのままだ(笑)。

ソフト名でgoogle検索すると、たぶん一番上にはソニックソフトというサイトが表示されると思う。サイトの表示では、ここにあるものはすべてウィルス検査してあるから安全とアピールしてある。同じページに作者の直接のページへのリンクもあるんだけど、「そっちからだとウィルスに感染してないって保証はできませんよ」的な脅し文句が。

かえって怪しい雰囲気を感じる。そもそも、このサイトに一番上にあるバナー広告がアヤシイ。やたらピカピカ目立つバナーで「スパイソフトが検出されました。削除するならここをクリック」みたいな。これ、クリックしちゃダメな典型的なやつじゃん。

それにソニックソフトってなんか聞き覚えがあるような。そうだ。あれだ!

ブラウザを起動するとhao123が勝手に開く件

フリーソフトをダウンロードしたら、勝手にブラウザのスタートページがhao123に書き換えられて、それも簡単に変更できないように仕組まれていた、ってやつ。

またこんなことになったらイヤだ。でも、作者のページはダウンロード先がリンク切れでアクセスできない。どうしよう。
もう少し探すと、Vebtorにもあった。Vevtorは昔からあるダウンロードサイト。ここなら多分大丈夫だろう。(ということで、上のソフト名を紹介したところに貼ったリンクはVectorのです)

前置きが長くなったけど。

無事何ごともなくインストール完了。作業は簡単。起動した画面でGmailのアドレスとパスワードを入れ、ローカルでの保存先を指定するだけ。注意が必要なのは、Gmailで二段階認証を設定している場合には、googleのサイトで「アプリケーション固有のパスワード」を生成して、パスワード欄にはそれを入れること。(私は最初うっかり、Gmailの普通のパスワードを入れたら、エラーになってしまって、危うくあきらめるところだった)

gbp.png


あとは「Bacup」をクリックするだけ。

私の場合、270MBあったデータを転送するのに約1時間かかった。でも、あとは差分になるだろうからそんなに時間はかからないはず(未検証)。

バックアップ完了後には、指定したフォルダに5000個以上のファイルが保存されていた。たぶん1つのメールに1ファイルになっているんだろう。ダブルクリックするとOutlookが起動したのでそれで見られる形式になっているみたい。フォルダごとアウトルックに取り込んでしまえば、普通に見られるのかも(未検証)。

未検証だらけだけど、、とりあえずはローカルに保存したってことで一安心。これを開けてみることなんて、まずないだろうけど(ないことを祈る)。

2013.05.10 | | コメント(0) | トラックバック(0) | Gmail



Gmailのラベルリストの表示・非表示を管理する

Gmailを使っていて、ずっと不便だなぁと感じていたことが突然解決したので覚え書き。

Gmailでは、送受信したメールのフォルダ分けという概念がない代わりに、ラベルを付けて管理することになっている。

私の場合、送信元別に夫、長女、次女、クライアントA、クライアントB……、友人A、友人Bという具合に。これをフィルタ設定でそのアドレスから来たメールはそのラベルが自動で付くように設定しておく。

メール画面の左側にラベルリストが表示されるので、たとえばクライアントAからのメールが見たければ、そのラベルをクリックすると、メール一覧画面に、そのラベルが付いたメール(つまりクライアントAから来たメール)だけが絞り込まれた状態で表示される。

ところが、ラベルの数が多くなってくると、すべてのラベルがこのリストにデフォルトでは表示されず、隠された状態になってしまう。隠されているラベルは「開く」を一回クリックすると、その下に残りのリストが表示されるんだけど、この一手間がめんどくさい。

できれば、頻繁に利用するラベルはいつもリストに表示するようにしておきたい。

ところが、Gmailのラベルリストには表示順序をカスタマイズする機能がないらしい。これを上に持ってきたいと思っても自由が利かないってこと。

不便だなぁと常々思っていたけど、何か方法はないかと改めて検索したところ、同じことを嘆いている人はたくさん見つかったものの、結局ラベルの前に01,02などの数字を付けて強制的に順序を変えるぐらいしか手はなさそう。

しょうがないなぁと、ラベル名の前に01、02を付けてみたのだけど、あれれ、相変わらず隠れたまま。なんで上に表示されないのかなぁ?

と漠然とラベル名の右にある▼をクリックしてみると、「ラベルリストに表示されるオプション」という項目があり、ここで「表示」を選ぶとデフォルトで表示されるようになり、「非表示」を選ぶと「開く」をクリックしない限り見えないようになるということが判明!

こんな簡単な仕掛けだったとは!!
この設定画面、ラベルの色付けをしたりするのに何度も開いていたはずなのに、なんで今まで気がつかなかったんだろう? 最近できた??

いずれにしろ、常時表示しておきたいラベルだけ「表示」を選んで、それ以外は「非表示」にすることで、あっさりと解決。

単に私の目が節穴だっただけかもしれないけど、もしかしたら困ってる人が他にもいるかもしれないので、書いておきます~。

2013.01.11 | | コメント(0) | トラックバック(0) | Gmail



Gmailと格闘中

数日前に書いたように、すべてのメールをGmailで一括管理することにトライし始めた。

ASAHIネットのメールは、プロバイダの設定では転送ができないので、Gmailの「アカウントとインポート」の設定画面から、POP3情報を登録して直接メールを送受信するようにした。

DIONの方は、プロバイダのサービスで3つまで無料で転送設定ができるので、DIONのセルフページから、転送先をGmailのアドレスに設定。

これで、ASAHIネット宛のメールも、DION宛のメールも、全部Gmailで受信するようになった。

最初は、基本はbeckyを使ったまま、Gmailは外出時のチェックやバックアップ用にと考えていたんだけど、beckyの設定で今まで通り受信と同時にサーバーから削除するようになっていると、beckyで受信したメールはGmailでは受信できないことに気がついた。受信できてるものとできてないものがあるのは、混乱の元だ。

そこで、基本はbeckyは使わずに、すべてGmailでやりとりをするやり方で試行してみることに。

今のところは、どちらもGmailに転送してもサーバーには残すようにしてあるので、一日の終わりとかにまとめてbeckyでアクセスしてダウンロード&削除することにして。

ここで一つ困ったことが。
Gmailに転送したものは、すべて携帯でも自動受信する。ところが、ポイントサイトなどから来る急ぎじゃないメールまでいちいち携帯で着信音が鳴るのはかなりうっとおしい。夜中も来るし。

そこで、メールはすべて手動受信することにした。

これだと携帯アドレス宛に届いたメールも自動受信できないんだけど、そこはたまたま、「auのiPhoneはそのままではメールをリアルタイム受信できない」という制限があるために、かませているBoxcarというアプリが、リアルタイムに通知してくれる。なのでこの通知が出たら、そのタイミングで手動受信しにいけばOKというわけ。今のところ、携帯に届くメールは滅多にないので、このやり方が効率がよさそうだ。

PC画面で使うGmailの方は、まだ使い勝手が慣れなくて試行錯誤だけど、使いこなし方法については情報があふれているので、しばらくすれば、飼い慣らせるようになるのではと期待。

一番の不安材料だった、「オンラインじゃないとメールが見られないのは困る」という問題は、オフライン版もあるということで一安心。何かの事情でネットがつながらなくなったとき、過去のメールも見られないんじゃ大変だもんね。(メールは私の脳の外部記憶装置なので!)


2011.12.13 | | コメント(3) | トラックバック(0) | Gmail



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